Términos y Condiciones - Hotel Selvario

TERMINOS Y CONDICIONES

Para mayor claridad de nuestros huéspedes y clientes, se definen los conceptos correspondientes a reservas y pagos:

POLITICAS DE PAGO, CANCELACION & PENALIDADES

Condiciones de reserva El importe de la tarifa reservada se aplica a las fechas de estancia, tipo de habitación/noche y según el número de pasajeros confirmados durante el proceso de reserva. Cambios en el tipo de habitación, número de noches o pasajeros adicionales pueden generar variación en los montos confirmados en este documento.

Política de Garantía Todas las reservas deben de estar garantizadas con una tarjeta de crédito válida.

Política Reembolsable para reservas reembolsables será 24 horas antes de la fecha de llegada sin penalización. Para las tarifas no reembolsables no se aplicará ningún tiempo máximo, en este caso será del 100%. Tenga en cuenta que al reservar 3 habitaciones o más bajo una misma titularidad, se pueden aplicar políticas diferentes, requiere el pago total antes de la llegada. El hotel se pondrá en contacto con usted tras la reserva para facilitarle las instrucciones.

Política No Reembolsable Las tarifas que cuenten con la leyenda “tarifas no reembolsables” son aquellas que, de acuerdo con las políticas del hotel, no son reembolsables salvo en eventos de garantía, derecho de retracto o reversión en el pago. Por lo tanto, si el cliente no se encuentra dentro de uno de estos eventos, de conformidad con lo indicado sobre cada uno de estos en los presentes términos y condiciones, no procederá su solicitud de reembolso respecto del servicio contratado y no habrá lugar a modificar las condiciones de las reservas contratadas.

El hotel tiene cargos por cancelaciones y modificaciones:

La reserva no permite modificaciones.
En caso de cancelación se cobrará la estadía completa.
En caso de no presentarse (no show) se cobrará la totalidad del anticipo realizado.
Por salida anticipada se cobrará la estadía completa.
Pago por adelantado: se cargará el importe total en el momento de efectuar la reserva.

Penalidad por no show La no presentación del huésped en la fecha reservada dará al hotel la potestad de liberar la habitación o mantenerla según criterio de la política de cancelación. En cualquier caso, la noche no presentada o el total de la estadía. se cobrará según el tipo de tarifa adquirida.

Salida anticipada corresponde a la salida antes de la fecha inicial reservada, en este caso quedará a criterio del hotel cobrar las noches restantes de acuerdo con el tipo de tarifa adquirida.

POLITICAS GENERALES

POLÍTICAS DE NIÑOS

Hasta un menor de 0 a 8 años se puede alojar gratis, con sus padres o tutores utilizando las camas existentes. (Previa reserva y sujeto a disponibilidad) Desayuno no incluido para menores que se alojen gratis, este servicio deberá ser asumido directamente en el hotel.

1 niño mayor de 9 años o un adulto mayor de 17 años se puede alojar por un suplemento incluido desayuno (impuestos no incluidos) (Previa reserva y sujeto a disponibilidad).

Todos los huéspedes (adultos o menores de edad) deberán presentar su documento de identificación en el Check in sin excepción.

Si el huésped que se registra con el menor es un pariente del niño o su tutor legal, se debe presentar un consentimiento firmado ante notario por los dos progenitores y una fotocopia del documento de identidad de ambos. En caso de que solo uno de los padres viaje a con el menor, deberá presentarse un consentimiento de viaje firmado ante notario por el progenitor ausente. Si tiene previsto viajar con niños, contacte con el consulado de Colombia antes de emprender el viaje para que le proporcionen más información.

Tener en cuenta que para el registro en el hotel se debe presentar obligatoriamente al momento del check in los siguientes documentos: de acuerdo a la legislación colombiana los únicos documentos válidos y obligatorios para realizar el registro de personas con nacionalidad Colombiana son: Cédula de Ciudadanía, Cédula de extranjería (no aplica Cédula Diplomática), permiso de permanencia y para menores de edad Tarjeta de Identidad y/o Registro de Nacimiento. Con respecto a personas extranjeras el único documento válido es el Pasaporte excepto para los países involucrados en el tratado de MERCOSUR.

Condiciones sobre cunas y camas supletorias En el hotel no hay cunas ni camas supletorias.

POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL TURISMO SEXUAL

Selvario 36 Hotel apoya y cumple con las Leyes 679 de 2001 (Art. 16, 17 y 19), 1336 de 2009, Ley 599 de 2000 y Resolución 3840 de 2009, la ley 1329 y 1356 del 2009 que tienen por objeto dictar medidas de protección contra la explotación, pornografía, turismo sexual y otras formas de abuso sexual contra niños, niñas y adolescentes.

POLÍTICA DE MASCOTAS

No se permite el acceso de mascotas, animal de servicio o animal de apoyo emocional.

Hora de entrada el hotel pondrá a disposición del huésped la habitación adecuada según la tarifa reservada a las 15:00 horas. hora local.

Hora de salida el hotel deberá recibir la habitación en perfecto estado del huésped a las 11:00 horas. hora local.

Early check in esta solicitud de entrada anticipada o anterior a la hora establecida por el hotel y debe ser recibida con mínimo 72 horas de anticipación a la fecha de llegada y podría generar cargos adicionales.

Late check Out En caso de necesitar ampliar la hora de salida prevista por el hotel (11:00 horas), deberá avisar el día anterior para evaluar la posibilidad y podrán aplicarse cargos adicionales según el tipo de tarifa.

Impuesto 19% IVA este impuesto se cobrará a todos los pasajeros nacionales residentes en el país, en todos los consumos aplicables. Exención para extranjeros y no residentes según sello de ingreso al país.

Impuesto al consumo 8% impuesto que grava el consumo de alimentos y bebidas para todos los huéspedes del hotel, independientemente de su nacionalidad o residencia.

Espacio libre de humo de tabaco Por disposición de la Ley 1335 de 2009, Selvario 36 Hotel es un espacio libre de humo de tabaco, por lo que se prohíbe el consumo de cigarrillos dentro de los espacios del hotel. El incumplimiento de esta ley genera una sanción equivalente a las tarifas diarias durante la estadía que será cargada a la cuenta del huésped.

Política de entrada y salida Habitación disponible a partir de las 15:00 horas, excepto Early Check in confirmado y autorizado por el hotel. Hora de salida a las 11:00 horas, excepto Late Check Out confirmado y autorizado por el hotel. Early Check in y Late Check Out están sujetos a disponibilidad y se pueden aplicar cargos adicionales.

POLÍTICA DE SEGURIDAD

Como política del Hotel, todos los huéspedes y visitantes deben ser informados durante la reserva y/o registrarse durante el proceso de check-in. Le recomendamos atender esta información, ya que las personas no registradas no tendrán acceso a las habitaciones y zonas del hotel de uso exclusivo para huéspedes. El hotel se compromete y asegura que todas las instalaciones, servicios y operaciones que ofrece a sus huéspedes cumplen rigurosamente con lo estipulado en el Código de Policía (Ley 1801 de 2016).

Al hacer la reserva, hospedarse y/o visitar el Hotel, acepta acatar y cumplir con todas las disposiciones establecidas en el Código de Policía (Ley 1801 de 2016) y los presentes términos y condiciones. Su colaboración en este sentido es fundamental para garantizar una estancia segura y agradable para todos nuestros huéspedes. En caso de que algún huésped o visitante infrinja dichas normativas, nos reservamos el derecho de tomar las medidas pertinentes, que pueden incluir la notificación a las autoridades correspondientes, la terminación de la reserva o del hospedaje, y/o el retiro del hotel, a través de los mecanismos previstos por la ley.

Cajilla de seguridad a su disposición sin costo alguno, el hotel no se hace responsable por objetos no depositados en ella.

El huésped se abstiene del ingreso, porte, tenencia de armas de fuego y/o explosivos dentro de las instalaciones del hotel y restaurantes.

CONTRATO DE HOSPEDAJE

SELVARIO 36 SAS, en adelante el HOTEL prestará el servicio de alojamiento al huésped en la habitación y sus instalaciones, a cambio de un precio o tarifa por el número de días indicados en la tarjeta de Registro Hotelero. En ningún caso el término podrá ser superior a 30 días consecutivos. Este contrato aplicará para toda persona que se hospede en el HOTEL. La habitación será la que se indique en la Tarjeta de Registro Hotelero. El HOTEL podrá efectuar un cambio de habitación si el huésped lo acepta y se trata de una habitación de iguales o mejores condiciones, o ante una situación de caso fortuito o fuerza mayor. 2. Horarios: El día de llegada, la hora de ingreso ó Check In es a partir las 15:00 Horas (3:00 p.m) y la hora de salida o Check Out es hasta la 11:00 Horas (11:00 a.m) del día de salida. El periodo de tiempo comprendido entre una y otra hora corresponde al día hotelero. La instalación parcial del día hotelero causa el pago de la tarifa completa, así como la posibilidad del ingreso anticipado o salida tardía a la hora indicada estará sujeta a disponibilidad y tendrá un costo adicional. El alojamiento se prestará con independencia del tiempo que efectivamente permanezca el HUESPED en la habitación. El uso parcial causa el pago de la tarifa plena. La prestación de los servicios objeto del contrato y de aquellos complementarios que ofrezca el hotel estará sujeta a disponibilidad y a los horarios, turnos o existencias físicas de los insumos, bienes, facilidades o espacios para ella. 3. Precio: El precio del presente contrato corresponde al precio por noche que el HUÉSPED se obliga a pagar y equivale a la suma que se indica en la Tarjeta de Registro Hotelero y corresponde a la reserva efectuada, todo lo cual se describirá en la factura correspondiente, a menos que la reserva se haya realizado y pagado a través de una agencia de viajes, en cuyo caso la tarifa será la que se haya acordado directamente con la agencia. El HUÉSPED declara que ha sido informado de las tarifas, y en general precios de las habitaciones por noche. 4. Custodia de objetos de valor: De conformidad con el artículo 1195 del Código de Comercio, los huéspedes podrán entregar bajo recibo al HOTEL objetos de valor para su custodia. De lo anterior, deberá levantarse un acta donde se relacione el dinero o los objetos entregados y la cual será suscrita por el funcionario que designe el HOTEL para tal efecto y el HUÉSPED. La responsabilidad del HOTEL será la del depositario, en los términos del artículo 1196 del Código de Comercio y responderá solamente por culpa grave, de conformidad con lo indicado en el artículo 2247 del Código Civil. Los objetos de valor como joyas, cámaras, dinero, computadores, celulares, equipos o utensilios que permanezcan en la habitación o áreas de servicios diferentes a las que el HOTEL dispone para depósito, estarán bajo el único riesgo del HUÉSPED ya que en este caso el HOTEL no asume responsabilidad alguna, en caso de pérdida o deterioro. 5. Derechos y Obligaciones Del Hotel: • Atender, recibir, tramitar y responder las sugerencias, quejas o reclamos presentados por el huésped. • Las demás establecidas a su cargo en la Ley. • La prestación por parte del HOTEL de los servicios hoteleros y accesorios o complementarios, estará sujeta a disponibilidad y a los horarios, turnos o existencias físicas de los insumos, bienes, facilidades o espacios necesarios para ella. • En caso de incumplimiento de las obligaciones del Huésped, el Hotel podrá garantizar el pago de sus servicios mediante el acompañamiento de las autoridades competentes. Del Huésped: • Identificarse para registrarse en el HOTEL con documento de identidad idóneo, presentando su cédula de ciudadanía en caso de ser colombiano o su pasaporte o documento aplicable tratándose de extranjeros. Tratándose de menores de edad, además del documento de identificación válido, se deberá presentar la autorización de los padres autenticada para hospedarse en el HOTEL, salvo que estos últimos también vayan a hospedarse. • Cumplir con el Código de Conducta del HOTEL, el cual podrá ser consultado en la página web www.selvario36hotel.com y en la recepción del HOTEL. • Pagar el valor del hospedaje más los impuestos correspondientes antes o durante el momento del check in. • Pagar el valor de todos los consumos y cargos que haya hecho a su cuenta. • Conservar un comportamiento adecuado durante su estadía como hablar en voz moderada, evitar escándalos, violencia física, verbal en contra de otros huéspedes o de empleados del hotel. • Responder hasta la culpa leve de sus obligaciones y las de sus acompañantes o invitados. • Registrar en la recepción del hotel a todos los acompañantes o invitados del HUÉSPED que se dirijan a su habitación y pagar el precio o valor correspondiente por cada uno de ellos. • Respetar el número de personas permitidas por habitación. • EL HUÉSPED reconoce que la práctica de deportes, ejercicios físicos, conducción de naves o vehículos, utilización de instrumentos o herramientas y en general toda actividad que signifique un riesgo o que pueda considerarse como actividad peligrosa, será decisión suya, bajo su exclusiva responsabilidad e implica que el HUÉSPED cuente con las habilidades y el conocimiento que le permite asumir dichos riesgos, exonerando al HOTEL y a sus funcionarios o empleados de cualquier responsabilidad en caso de que sufra cualquier daño o lesión. • Utilizar los muebles, enseres, equipos y en general las facilidades tanto de la habitación como del HOTEL, de manera adecuada conservándolas en buen estado y por tanto responderá por cualquier daño o pérdida de los elementos y bienes del HOTEL, hasta por la culpa leve. En caso de pérdida o daño total o parcial de los bienes del HOTEL por causa atribuible al HUÉSPED o a sus acompañantes, el HUÉSPED deberá pagar el precio correspondiente a su reparación o reposición, según el caso. • Respetar la autoridad del Gerente del HOTEL • Acogerse a las políticas que cobijan las leyes antitabaco a nivel nacional e internacional según el articulo1335 de 2009. • Permitir el derecho de inspección y/o vigilancia a la habitación por parte de funcionarios del HOTEL. Este derecho se ejercerá de manera razonable e incluye la facultad de penetrar o registrar la habitación cuando a juicio del Gerente del HOTEL sea preciso. • Permitir a los empleados y funcionarios del HOTEL el acceso para labores de rutina y limpieza de la habitación. 6. Terminación del contrato: El contrato de hospedaje termina: • Por vencimiento del plazo pactado. • Por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de las partes. El incumplimiento del Huésped no lo exonera del pago del precio completo por el plazo pactado. • Por incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo de las partes y puntualmente por el incumplimiento del pago del precio a cargo del HUÉSPED o por incumplimiento del pago de los alimentos y bebidas o demás servicios complementarios que el HUÉSPED hubiera cargado a la habitación o a su cuenta personal. • Una vez se cumpla el plazo pactado del contrato de alojamiento, este terminará por el vencimiento. En este caso el Hotel podrá disponer de la Habitación. En caso de terminación anticipada del Huésped, este deberá pagar la tarifa correspondiente al plazo completo, a menos que exista causa razonable que a juicio del Gerente del Hotel amerite la terminación anticipada del contrato sin lugar al cobro de la tarifa correspondiente al plazo completo. • En los eventos en que, a juicio exclusivo del HOTEL, el comportamiento o la indumentaria del HUÉSPED atente contra la tranquilidad y/o salubridad de los demás huéspedes o de los visitantes del HOTEL. • En los eventos en que el HUÉSPED incumpla el Código de Conducta del HOTEL. • La terminación del contrato no exonera ni libera al HUÉSPED del pago de los saldos pendientes. • La terminación del contrato y con independencia de la causa de terminación, el HOTEL queda facultado para ingresar a la habitación, elaborar y suscribir un inventario de los efectos y equipaje del huésped y retirarlos de la habitación para dejarlos en depósito seguro y adecuado, sin responsabilidad del HOTEL y por cuenta y riesgo del HUÉSPED. • Si el HUÉSPED no pagare la cuenta o parte de ella, el HOTEL podrá disponer y vender el equipaje y objetos del HUÉSPED en los términos del artículo 1199 del Código de Comercio, para cubrir con su producto las obligaciones pendientes. El excedente si lo hubiere, será puesto a disposición del HUÉSPED. En caso de déficit, el HOTEL podrá iniciar las acciones correspondientes para conseguir el pago total de la suma adeudada. 7. Varios: • Naturaleza jurídica del contrato. De conformidad con el artículo 79 de la ley 300 de 1.996, el contrato de hospedaje es un contrato de arrendamiento, de carácter comercial y de adhesión. • El contrato de hospedaje se prueba mediante la tarjeta de registro hotelero que el HOTEL expide, aceptada por la firma del HUÉSPED, la cual hace constar que éste se adhiere a las estipulaciones aquí contempladas. EL HUÉSPED acepta expresamente que la suma líquida de dinero que conste en la factura prestará mérito ejecutivo. No se permite el acceso de mascotas.

Como política del HOTEL, todos los huéspedes y visitantes deben ser informados durante la reserva y/o registrarse durante el proceso de check-in. Le recomendamos atender esta información, ya que las personas no registradas no tendrán acceso a las habitaciones y zonas del hotel de uso exclusivo para huéspedes. El hotel se compromete y asegura que todas las instalaciones, servicios y operaciones que ofrece a sus huéspedes cumplen rigurosamente con lo estipulado en el Código de Policía (Ley 1801 de 2016).

El huésped declara que durante su estancia y toda su permanencia utilizó, destinó, administró los espacios privados y sociales, así como la habitación reservada y utilizada conforme a las condiciones generales de contratación y al contrato de hospedaje. Igualmente declara que, durante su estancia, la utilización, destinación y administración de los espacios privados y sociales, así como la habitación reservada se limitaron a actividades lícitas y libera de toda responsabilidad al establecimiento – hotel, por la indebida utilización de los espacios y de la reserva; especialmente declara que durante su estancia no ejecuto ni facilitó 1. El comercio, producción o distribución de sustancias alucinógenas o prohibidas; 2. No ejecutó ni facilitó la tenencia, fabricación, comercio de armas de fuego; 3. No ejecutó ni facilitó la producción de medios y contenidos digitales, audiovisuales, escritos, impresos, fotográficos, fílmicos de contenido sexual con o sin fines comerciales; 4. No ejecutó ni facilitó la producción, comercio de medios y contenidos digitales, audiovisuales, escritos, impresos, fotográficos, fílmicos de contenido sexual con o sin fines comerciales, con la participación de menores de edad o con destino a éstos; 5. No utilizó las instalaciones del establecimiento – hotel o locaciones, privadas o sociales del mismo, con fines comerciales, musicales, actorales o publicitarios.

El HOTEL apoya y cumple con las Leyes 679 de 2001 (Art. 16, 17 y 19), 1336 de 2009, Ley 599 de 2000 y Resolución 3840 de 2009, que tienen por objeto dictar medidas de protección contra la explotación, pornografía, turismo sexual y otras formas de abuso sexual contra niños, niñas y adolescentes.

El HOTEL rechaza y no permite la explotación sexual ni cualquier forma de abuso sexual. El HOTEL rechaza y no permite el turismo sexual ni permite la explotación ni el abuso sexual de niñas, niños ni adolescentes. El HUÉSPED no podrá ingresar a su habitación o instalaciones menores de dieciocho (18) años, a manera de turismo sexual y quien lo haga incurrirá en pena de prisión de 5 a 10 años y multa de 50 a 100 SMLMV. Lo anterior de acuerdo con las leyes 1336 y 1329 de 2009. El HOTEL promueve el cumplimiento de la resolución 572 de 2005 y demás normas de conservación de flora y fauna, así como la conservación del patrimonio cultural y de los bienes de interés cultural y contribuye y promueve el cumplimiento de la ley 397 de 1997 y demás normas aplicables.

Por disposición de la Ley 1335 de 2009, Selvario 36 Hotel es un espacio libre de humo de tabaco, por lo que se prohíbe el consumo de cigarrillos dentro de los espacios del hotel. El incumplimiento de esta ley genera una sanción equivalente a las tarifas diarias durante la estadía que será cargada a la cuenta del huésped.

AVISO DE PRIVACIDAD. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS E INFORMACIÓN: En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos, mediante el registro de sus datos en el presente formulario y en representación de los menores de edad que aquí se registren usted autoriza a SELVARIO 36 SAS para la finalidad de: Marketing, Encuestas de opinión, Gestión administrativa, Ofrecimiento productos y servicios. Para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Tratamiento para Datos Personales. Usted puede ejercitar los derechos a conocer, corregir, actualizar, suprimir y/o revocar la autorización, mediante escrito dirigido a SELVARIO 36 SAS a la dirección de correo [email protected] indicando en el asunto el derecho que desea ejercitar, o mediante correo ordinario remitido a la CR 36 8 A 39 Medellín, Colombia

Acepto que he autorizado dar mi tarjeta de crédito como garantía de consumos y cargos adicionales no presenciales. Además, he recibido información correspondiente a las políticas de pago y cancelación de acuerdo con las condiciones de mi reserva.

CLÁUSULA: EXCLUSIÓN Y EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD POR SERVICIOS AJENOS AL HOTEL: EL HUESPED, entiende y declara con la aceptación del presente acuerdo de voluntades, que los servicios a los que acceda distintos al hospedaje, alimentos y bebidas, no facturados por el HOTEL, no son de responsabilidad del HOTEL, y en dicha medida lo exonero de cualquier responsabilidad, por situaciones adversas a mi integridad personal o la de mis bienes que se haya originado en la relación con el prestador del servicio adquirido, distinto al que presta y factura el HOTEL. En consecuencia, manifiesto que el HOTEL no será responsable de mi salud, seguridad e integridad, o la seguridad de mis bienes y pertenencias, razón por la cual se excluye toda responsabilidad civil, penal, contractual, extracontractual, o de cualquier otra naturaleza, y renuncio a la posibilidad de realizar cualquier tipo de reclamación que busque el reconocimiento de un derecho, compensación, sanción, penalidad, o indemnización, a través de acciones legales o extralegales.

IMPUESTOS TERRITORIO COLOMBIANO

Exención IVA Paquete Turístico para todos los NO Residentes en el país: Consagrada en el Articulo 481 E.T. literal d) y reglamentada en el decreto 297 de 2016, resolución 6045 de 2017 y resolución 3167 de 2019.

Esta exención de IVA va dirigida a los NO RESIDENTES en Colombia nacionales o extranjeros.
Se otorgará la exención de IVA al nuevo tipo de visado «V» (TURISMO/GESTIONES DE NEGOCIOS) que menciona la resolución 6045 de 2017.
Se otorgará la exención de IVA al tipo de permiso «PT» (TURISMO/GESTIONES DE NEGOCIOS) que menciona la resolución 3167 de 2019, que agrupa los anteriores (PIP-3, o PIP-5, o PIP-6, o PIP-10). El permiso PT se otorgará para los extranjeros que desarrollen actividades tales como tratamientos médicos, asistencia a eventos culturales, científicos, deportivos, convenciones o para turismo o negocios.
El soporte para la DIAN de esta exención es la copia del pasaporte o visa donde se evidencie la entrada al país con este permiso mencionado en el anterior punto.
Si los huéspedes hacen la entrada al país por alguno de los agilizadores como son Biométrico o Kiosco, NO se les podrá otorgar la exención de IVA, ya que no están aún reglamentados estos procesos en cuanto a la parte tributaria se refiere. Si el huésped desea que se le otorgue la exención, debe dirigirse a Migración en el aeropuerto Internacional El Dorado para que le realicen el correspondiente visado para la exención.

” El huésped puede ser sujeto de verificación verbal para asegurar su estatus sobre su residencia fiscal en el territorio colombiano”

HABEAS DATA

Autorizo a Selvario 36 S.A.S. de aquí en adelante denominado simplemente SELVARIO 36 HOTEL para recolectar, almacenar, depurar, usar, analizar, circular, actualizar y cruzar con información propia o de terceros, mis datos de contacto con la finalidad de enviar información comercial y contable.
El tratamiento de mis datos personales debe estar sujeto a la protección establecida en la Ley 1581 de 2012, y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, así como a la Política de Tratamiento de datos personales publicada en la página web de la entidad https://selvario36hotel.com/
En cualquier momento podré ejercer los derechos establecidos en estas normas y particularmente revocar la autorización prestada o solicitar la supresión de mis datos personales. Dicha solicitud la podré realizar mediante el envío de una comunicación a

NOMBRE DE LA SOCIEDAD Selvario 36 S.A.S.

NIT 90156688-6

DIRECCION Cr 36 8 A 39

TELEFONO DE CONTACTO +57 302 2297401

CORREO [email protected]

Si 30 días hábiles después del recibo de esta comunicación, no ejerzo mi derecho al retiro de los datos, se entenderá que SELVARIO 36 HOTEL podrá continuar con el tratamiento de los datos para la finalidad o finalidades indicadas en esta autorización.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos y con el Decreto 1377 de 2013, se informa al usuario que una vez dé su autorización los datos consignados en nuestra plataforma serán incorporados en una base de datos que estará bajo la responsabilidad de:

Selvario 36 S.A.S.

De ahora en adelante SELVARIO 36 HOTEL nuestros clientes pueden ejercer los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre los datos a los respectivos responsables:

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TRATAMIENTO Y FINALIDAD

Toda la información que exista en las bases de datos de SELVARIO 36 HOTEL, correspondiente a datos personales de clientes, proveedores, empleados, exempleados, aspirantes a empleados, accionistas y archivos que contengan datos personales a través de sus diferentes canales de comunicación (medios digitales o impresos), serán sometidos a distintas formas de tratamiento, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, rectificación y supresión de datos, como consecuencia para el desarrollo o cumplimiento de su finalidad.

La información podrá ser entregada a entidades públicas, judiciales o administrativas, únicamente en cumplimiento de deberes legales y se velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

SELVARIO 36 HOTEL tiene como finalidad sobre los datos personales obtenidos de clientes, proveedores, empleados, aspirantes a empleados, accionistas y archivos que contengan datos personales, permitir el adecuado desarrollo de su operación y de sus actividades comerciales, guardando la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales y para facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Para el tratamiento de los datos personales, SELVARIO 36 HOTEL asumirá las siguientes finalidades:

a) Para las relaciones contractuales en los que sea parte el titular de la información, generar y mantener una eficiente y adecuada comunicación de la información.
b) Para solicitud de información por parte del titular, EPS y ARL.
c) Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos de trabajo.
d) Realizar todos los trámites necesarios para la selección, contratación, formación y promoción del personal, para la gestión de nómina y el desarrollo de programas de bienestar social.
e) Desarrollar actividades para brindar beneficios a los hijos del personal vinculado a la empresa, así como la afiliación a seguridad social, caja de compensación familiar y demás obligaciones legales.
f) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) y/o pensionados en las bases de datos.
g) Prevención de riesgos laborales, desarrollo de exámenes médicos y realización de reportes de accidentes de trabajo.
h) Contacto con terceros para contratar y/o adquirir los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de su operación y poder efectuar los pagos de las obligaciones que correspondan.
i) Manejo de las relaciones con clientes, mediante el envío de información relevante, toma de pedidos, facturación, atención de quejas y reclamos, entre otros.
j) Proveer los productos o servicios requeridos por los clientes.
k) Generar y conservar soportes requeridos por los procesos de auditoría interna y externa.
l) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
m) Para los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas.
n) Enviar a través de medio seguro la información que por temas de contingencias se deban

enviar a “back-ups” o sistemas de respaldos de la información en Colombia u otros países.

o) Transmitir y custodiar archivos soportes que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran en cumplimiento de las disposiciones legales.
p) Enviar las modificaciones que se puedan presentar en la política de tratamiento de datos personales adoptada.
q) Para usos administrativos, comerciales, y las demás finalidades indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso.
r) Para el almacenamiento y custodia (Back Up) de la información en el territorio nacional o extranjero.
s) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
t) En el caso de datos biométricos específicamente los registros de cámaras de seguridad para vigilancia, la información recolectada será utilizada para fines de seguridad de los empleados, visitantes, así como de los bienes e instalaciones.
u) La información recolectada como imágenes fotográficas o videos, capturadas en nuestros eventos, cursos, talleres, seminarios, y demás actividades para el desarrollo de nuestro bienestar social, se utilizarán o podrán ser tratadas para fines de seguridad, convivencia, soporte o constancia de las labores y actividades desarrolladas.
v) Evaluar su idoneidad, atendiendo las características de la vacante que se requiera

contratar.

w) En trámites relacionados con la participación en el proceso de selección en especial lo concerniente a los exámenes médicos, exámenes psicológicos y de aptitud para el cargo, estudios de seguridad, verificación de datos personales de las hojas de vida, aptitudes profesionales, técnicas y en general de conocimientos, verificación de referencias suministradas, bien sea que tales verificaciones se realicen directamente por la Empresa o por las entidades o profesionales contratadas por éstas para tal fin.
x) El tratamiento de la información personal y del núcleo familiar para la vinculación y la de ellos cuando sea el caso, a las diferentes entidades del régimen de seguridad social en salud

cualquiera que sea su denominación, Fondos de Pensiones y de Cesantías, Cajas de Compensación Familiar, Administradoras de Riesgos laborales, Cursos de Educación Continuada, Fondos de Empleados, Exámenes Médicos de Salud Ocupacional, de Optometría, de Riesgo Psicosocial, o de cualquier otro examen practicado en virtud del cargo, y durante todo el tiempo que dure la vinculación

y) Procedimientos administrativos que deba realizar la Empresa en virtud de la aplicación del Contrato Laboral, el Reglamento Interno del Trabajo, el Código de Conducta o el Código de Ética.
z) Conservar los datos personales para eventuales futuros procesos de selección de personal.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

SELVARIO 36 HOTEL, garantiza a sus titulares los siguientes derechos impuestos en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SELVARIO 36 HOTEL como responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error, o aquellos cuyo tratamiento estén expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Autorizar a SELVARIO 36 HOTEL como responsable del tratamiento para el manejo de la información contenida en las bases de datos de acuerdo con la ley 1581 de 2012.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.
d) Ser informado con previa solicitud, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales. e) Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio hayan determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley.
g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
h) Conocer acerca de la presente política de protección de datos como responsable del tratamiento de datos personales.

MECANISMOS PARA CONOCER LA POLITICA DE TRATAMIENTO

El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de información o a través de los siguientes canales:

NOMBRE DE LA SOCIEDAD Selvario 36 S.A.S.

NIT 90156688-6

DIRECCION Cr 36 8 A 39

TELEFONO DE CONTACTO +57 302 2297401

CORREO [email protected]

ALCANCE

Este manual se aplica a la política de protección de datos, aplicada para las bases de datos personales de clientes, proveedores de bienes y servicios, empleados, exempleados, aspirantes a empleados, accionistas y archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por SELVARIO 36 HOTEL.

OBLIGACIONES

Estas políticas y procedimientos son de obligatorio y estricto cumplimiento para SELVARIO 36 HOTEL.

DEFENICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquello que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de estos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales la empresa tiene una relación comercial.

Proveedor: Persona o empresa que se encarga del abastecimiento de un bien o servicio a otra persona o empresa.

Accionistas: Persona o socio capitalista involucrado en la gestión de una empresa, en la cual posee una o varias acciones.

Empleados: Persona vinculada mediante un contrato de trabajo o contrato de aprendizaje que realiza funciones para desempeñar un cargo determinado a cambio de una remuneración.

Aspirantes a empleados: Persona que presenta su perfil laboral y datos personales para concursar o ser tenido en cuenta en un futuro para una vacante.

MARCO LEGAL

✓ Constitución Política. – Art. 15, en el cual se consagran los derechos fundamentales a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales o habeas data en los términos: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

✓ Ley 1266 de 2008, “por el cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

✓ Sentencia C-1011 de 2008 de la Corte Constitucional, Proyecto de ley estatutaria de habeas data y manejo de información contenida en bases de datos personales.

✓ Sentencia C-748 del 2011 de la Corte Constitucional, proyecto de ley estatutaria de habeas data y protección de datos personales.

✓ Ley Estatutaria 1581 de 2012, “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

✓ Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

✓ Decreto Reglamentario 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”.

✓ Decreto Único 1074 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.

✓ Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio del cual se establecen las instrucciones para la protección de datos personales.

✓ Circular externa No. 2 de la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio del cual se adiciona el Capitulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SELVARIO 36 HOTEL, lleva a cabo el tratamiento de datos personales respetando los siguientes principios:

Principio de legalidad

La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamentará en lo establecido por la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de necesidad y proporcionalidad

Los datos personales registrados en una base de datos deben ser estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, informadas al titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

Principio de finalidad

El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de temporalidad o caducidad

El periodo de conservación de los datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

Principio de libertad

La recolección, uso y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento de datos se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. Los datos personales, salvo a la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad

La información sujeta a tratamiento por parte del responsable del tratamiento o del encargado se debe manejar mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de interpretación integral de derechos constitucionales

La ley 1581 de 2012 se interpretará en el sentido que se amparen adecuadamente los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los demás derechos constitucionales aplicables.

Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

Toda la información que exista en las bases de datos de SELVARIO 36 HOTEL, correspondiente a datos personales de clientes, proveedores, empleados, exempleados, aspirantes a empleados, accionistas y archivos que contengan datos personales a través de sus diferentes canales de comunicación (medios digitales o impresos), serán sometidos a distintas formas de tratamiento y procesamiento, como su recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia, y supresión de datos, como consecuencia para el desarrollo o cumplimiento de su finalidad.

SELVARIO 36 HOTEL, tiene como finalidad sobre los datos personales obtenidos de clientes, proveedores, empleados, aspirantes a empleados, accionistas y archivos que contengan datos personales, permitir el adecuado desarrollo de su operación y de sus actividades comerciales, guardando la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales y para facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Para el tratamiento de los datos personales, SELVARIO 36 HOTEL, asumirá las siguientes finalidades:

a) Para las relaciones contractuales en los que sea parte el titular de la información, generar y mantener una eficiente y adecuada comunicación de la información.
b) Para solicitud de información por parte del titular, EPS y ARL.
c) Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos de trabajo.
d) Realizar todos los trámites necesarios para la selección, contratación, formación y promoción del personal, para la gestión de nómina y el desarrollo de programas de bienestar social.
e) Desarrollar actividades para brindar beneficios a los hijos del personal vinculado a la empresa, así como la afiliación a seguridad social, caja de compensación familiar y demás obligaciones legales.
f) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) y/o pensionados en las bases de datos.
g) Prevención de riesgos laborales, desarrollo de exámenes médicos y realización de reportes de accidentes de trabajo.
h) Contacto con terceros para contratar y/o adquirir los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de su operación y poder efectuar los pagos de las obligaciones que correspondan.
i) Manejo de las relaciones con clientes, mediante el envío de información relevante, toma de pedidos, facturación, atención de quejas y reclamos, entre otros.
j) Proveer los productos o servicios requeridos por los clientes.
k) Generar y conservar soportes requeridos por los procesos de auditoría interna y externa.
l) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
m) Para los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas.
n) Enviar a través de medio seguro la información que por temas de contingencias se deban enviar a “Backup” o sistemas de respaldos de la información en Colombia u otros países.
o) Transmitir y custodiar archivos soportes que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran en cumplimiento de las disposiciones legales.
p) Enviar las modificaciones que se puedan presentar en la política de tratamiento de datos personales adoptada.
q) Para usos administrativos, comerciales, y las demás finalidades indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso.
r) Para el almacenamiento y custodia (Backup) de la información en el territorio nacional o extranjero.
s) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
t) En el caso de datos biométricos específicamente los registros de cámaras de seguridad para vigilancia, la información recolectada será utilizada para fines de seguridad de los empleados, visitantes, así como de los bienes e instalaciones.
u) La información recolectada como imágenes fotográficas o videos, capturadas en nuestros eventos, cursos, talleres, seminarios, y demás actividades para el desarrollo de nuestro bienestar social, se utilizarán o podrán ser tratadas para fines de seguridad, convivencia, soporte o constancia de las labores y actividades desarrolladas.
v) Evaluar su idoneidad, atendiendo las características de la vacante que se requiera contratar.
w) En trámites relacionados con la participación en el proceso de selección en especial lo concerniente a los exámenes médicos, exámenes psicológicos y de aptitud para el cargo, estudios de seguridad, verificación de datos personales de las hojas de vida, aptitudes profesionales, técnicas y en general de conocimientos, verificación de referencias suministradas, bien sea que tales verificaciones se realicen directamente por la Empresa o por las entidades o profesionales contratadas por éstas para tal fin.
x) La custodia de la hoja de vida y de la totalidad de la información personal que reposa en ella.
y) El tratamiento de la información personal y del núcleo familiar para la vinculación y la de ellos cuando sea el caso, a las diferentes entidades del régimen de seguridad social en salud cualquiera que sea su denominación, Fondos de Pensiones y de Cesantías, Cajas de Compensación Familiar, Administradoras de Riesgos laborales, Cursos de Educación Continuada, Fondos de Empleados, Exámenes Médicos de Salud Ocupacional, de Optometría, de Riesgo Psicosocial, o de cualquier otro examen practicado en virtud del cargo, y durante todo el tiempo que dure la vinculación con SELVARIO 36 HOTEL.
z) Procedimientos administrativos que deba realizar la Empresa en virtud de la aplicación del Contrato Laboral, el Reglamento Interno del Trabajo, el Código de Conducta o el Código de Ética. Conservar los datos personales para eventuales futuros procesos de selección de personal.

9.1. DATOS SENSIBLES

SELVARIO 36 HOTEL, se limita en el tratamiento de datos sensibles, a lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes), comunicando sobre la finalidad del tratamiento que se realiza a las personas susceptibles del tratamiento, cual sea el medio de recolección.

Por lo tanto, el Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por SELVARIO 36 HOTEL, relacionada con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

9.2. DATOS DE MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos personales de niños y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

La recolección de estos datos personales de menores de edad es de carácter facultativo y se deberá realizar con la autorización previa y expresa por el acudiente o de quien tenga la patria potestad. Para el caso de los hijos, hijastros y demás miembros de la familia de los titulares, el tratamiento de esta información será para fines relacionados con el departamento de gestión humana (afiliación a seguridad social, a la caja de compensación familiar, beneficios y demás obligaciones legales) y se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños y adolescentes.

9.3. AUTORIZACIÓN

SELVARIO 36 HOTEL, solicita previamente a los titulares de sus bases de datos la autorización para el tratamiento de los datos personales. Los registros de autorización son manejados de acuerdo con el tipo de titular:

Proveedores / Clientes Inscripción y/o actualización de proveedores y clientes.
Empleados Autorización tratamiento de datos personales de empleados

(Contrato de trabajo).

Terceros Autorización tratamiento de datos personales de terceros.
Menores de edad Autorización para el uso de imágenes de niños y adolescentes.

Adicionalmente, en el caso de datos biométricos específicamente los registros de cámaras de seguridad para vigilancia, la empresa informa sobre la existencia de mecanismos de seguridad mediante la difusión de anuncios de video vigilancia ubicados en sitios visibles, en los cuales se manifiesta que la información recolectada será utilizada para fines de seguridad de los empleados, visitantes, así como de los bienes e instalaciones.

9.3.1. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no es necesaria cuando se trate de:

✓ Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

✓ Datos de naturaleza pública.

✓ Casos de urgencia médica o sanitaria.

✓ Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

✓ Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

PROCEDIMIENTO PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES

SELVARIO 36 HOTEL, realiza la recolección de datos a través de sus respectivas áreas, las cuales se encargan de:

✓ Solicitar la autorización de tratamiento de datos personales a los titulares de los datos personales.

✓ Guardar copia de la autorización de tratamiento de datos personales.

✓ Solicitar únicamente los datos personales establecidos en la política de tratamiento de información.

✓ Usar los datos personales de acuerdo con las finalidades establecidas en la política de tratamiento de información.

Así mismo, las áreas son las encargadas de realizar la validación de los datos personales de SELVARIO 36 HOTEL, manejados en bases de datos de otras entidades, con el fin de que sean tratados conforme a la ley, permitiendo realizar las solicitudes de las políticas para el tratamiento de las bases de datos y las respectivas autorizaciones en dichas entidades.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION

SELVARIO 36 HOTEL garantiza a sus titulares los siguientes derechos impuestos en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SELVARIO 36 HOTEL, como responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan error, o aquellos cuyo tratamiento estén expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Autorizar a SELVARIO 36 HOTEL, como responsable del tratamiento para el manejo de la información contenida en las bases de datos de acuerdo con la ley 1581 de 2012.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable, salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.
d) Ser informado con previa solicitud, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales.
e) Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión del dato procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio hayan determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley.
g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
h) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
i) Conocer acerca de la presente política de protección de datos como responsable del tratamiento de datos personales.

11.1. LEGITIMADOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, los derechos antes mencionados pueden ser ejercidos por las siguientes personas:

✓ Por el titular, quien acredita su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición del responsable.

✓ Por los padres, cuando se trate de derechos de los menores de edad hasta los 18 años, se ejerce por las personas que estén facultadas para representarlos.

✓ Por sus causahabientes, quienes acreditan alguna de las siguientes calidades por medio del registro civil: El cónyuge, los hijos, los padres, los hermanos o los sobrinos del Titular en caso de fallecimiento.

✓ Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento por medio del registro civil del menor o poder, por estipulación a favor de otro o para otro.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

SELVARIO 36 HOTEL, responsable del tratamiento de bases de datos, se encuentra obligado a cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.
b) De acuerdo con la ley, solicitar y conservar la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) En claridad de la autorización otorgada, informar al titular sobre la finalidad de la recolección de datos personales y sus derechos.
d) Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta, uso o acceso no permitido o fraudulento.
e) Garantizar que la información compartida al encargado del tratamiento de datos personales sea veraz, exacta, actualizada y comprobable.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar los datos personales cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos pactados por los titulares de la información en los términos señalados por la ley 1581 de 2012.
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del titular sobre el uso implementado a sus datos personales.
m) Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.
n) Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 al igual que con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
o) El uso responsable de la información, incluyendo controles de seguridad, administrativos, físicos y tecnológicos.

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
a) Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.
b) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley 1581 de 2012.
d) Actualizar la información dentro del término legal una vez se haya reportado por el responsable del tratamiento.
e) Tramitar las consultas, quejas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
f) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley 1581 de 2012.
g) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
j) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el tratamiento de datos personales.

RESPONSABILIDADES DE LAS AREA ASOCIADAS A LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES

15.1. ÁREA JURÍDICA

✓ Favorecer activamente el entendimiento de los requerimientos de las regulaciones de privacidad para toda la organización.

✓ Apoyar en la definición de iniciativas de mecanismo de cumplimiento de las regulaciones y protección de los Datos personales de acuerdo con los términos de normatividad.

✓ Participar en la evaluación del nivel de riesgo aceptable relativo a los impactos para la organización por incidentes relacionados a Datos personales.

✓ Asegurar la validez en términos de las regulaciones de los mecanismos de atención a solicitudes de los dueños de Datos Personales y protección de estos.

✓ Verificar de forma permanente los cambios en la normatividad aplicable a la privacidad de la información y las afectaciones al negocio en su contexto de operación.

ÁREA ADMINISTRATIVA

✓ Apoyar en la definición de iniciativas de mecanismo técnicos de cumplimiento de las regulaciones y protección de los Datos Personales de acuerdo con los términos de la normatividad.

✓ Gestión y control de incidentes de seguridad.

✓ Participar en la obtención del nivel de riesgo aceptable relativo a los impactos para la organización por incidentes relacionados a Datos Personales.

✓ Verificar de forma permanente los cambios en la normatividad aplicable a privacidad de la información y las afectaciones al esquema tecnológico de la organización en su contexto de operación.

ÁREA DE SISTEMAS

✓ Asegurar el uso responsable de la información, incluyendo controles tecnológicos.

✓ Asumir la responsabilidad en la ejecución de procedimientos y mecanismos para atender las interacciones con las autoridades y dueños de datos personales según los términos de las regulaciones, tales como: Respaldos de información.

RESPONSABLES DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

SELVARIO 36 HOTEL, delega al Oficial de Cumplimiento como responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización. Será la persona encargada de desarrollar, implementar, capacitar y velar por el cumplimiento de esta política. A través de los siguientes se atenderán las peticiones, consultas y reclamos, en cada uno de nuestros hoteles:

NOMBRE DE LA SOCIEDAD Selvario 36 S.A.S.

NIT 90156688-6

DIRECCION Cr 36 8 A 39

TELEFONO DE CONTACTO +57 302 2297401

CORREO [email protected]

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de SELVARIO 36 HOTEL, y como responsable del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

El titular podrá ejercer su consulta por escrito dirigida a SELVARIO 36 HOTEL, en la dirección o correo electrónico designados en esta política. Para los casos en que el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo por escrito dirigida a SELVARIO 36 HOTEL, en la dirección o correo electrónico designados en esta política contemplando la siguiente información:

a) Identificación del titular. (Nombre completo, apellidos, número de identificación).
b) Datos de contacto. (Dirección física, y/o electrónica y teléfonos).
c) Medios para recibir respuesta a su solicitud.
d) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
e) Documentación que se quiera presentar como prueba del reclamo.

Si el reclamo no posee el total de dicha información solicitada, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender el requerimiento es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el requerimiento dentro de dicho termino, se debe informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su requerimiento, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SELVARIO 36 HOTEL.

PLANES DE AUDITORIA INTERNA

Las auditorías internas se realizan por lo menos una vez al año a cargo del Gerente administrativo y financiero y debe existir un plan de auditoria donde se evidencie su programación. En caso de que se presenten violaciones a los códigos de seguridad o se detecten riesgos en la administración de la información de Titulares, el Gerente administrativo y financiero elabora un plan de acción para determinar las causas del suceso y tomar las acciones necesarias.

VIGENCIA DE LA POLITICA Y BASE DE DATOS

SELVARIO 36 HOTEL, mediante este documento declara vigente la política de tratamiento de datos personales a partir del día establecido al final de este documento, donde se especifica la fecha y lugar de su expedición.

En el caso que se realicen modificaciones sustanciales a esta política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, informándoles que podrán consultar la nueva política. En dicha comunicación se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización.

Para las bases de datos de SELVARIO 36 HOTEL, estarán vigentes por el tiempo razonable y necesario de acuerdo con las finalidades del tratamiento de la información. No obstante, de lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales que así lo dispongan.

Esta Política será publicada, divulgada y actualizada cada vez que el hotel lo considere pertinente. De igual manera estará disponible a todas las partes interesadas.

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